Servicios
Integración de sistemas y APIs para empresas
No siempre necesitas sustituir tus herramientas: conectamos las que ya utiliza tu empresa en Logroño y La Rioja para que compartan información, los datos no se copien a mano de un sistema a otro y se aproveche lo que ya funciona.
¿Qué significa integrar sistemas?
Integrar sistemas es conseguir que dos o más aplicaciones intercambien información sin que nadie tenga que trasladarla a mano. Por ejemplo: un cliente se da de alta en un sistema y su ficha llega automáticamente al sistema que la necesita.
Según el caso, el intercambio puede ser:
- En tiempo real, cuando ocurre un cambio, o programado, a ciertas horas.
- En un solo sentido, de un sistema a otro, o bidireccional, en ambos.
- De datos, para que la información coincida, o de acciones, para que un sistema pida algo a otro.
No siempre hace falta lo más sofisticado: elegimos la fórmula más sencilla que resuelva el problema de forma fiable.
¿Qué sistemas se pueden conectar?
Son ejemplos del tipo de herramientas y datos que solemos conectar. La viabilidad concreta depende de cada software, y la comprobamos antes de proponer nada:
CRM
- Clientes y contactos.
- Oportunidades.
- Estados de seguimiento.
ERP y facturación
- Clientes y productos.
- Pedidos.
- Facturas y sus estados.
Comercio electrónico
- Pedidos y productos.
- Stock.
- Clientes.
- Pagos, cuando el proveedor lo permita.
Reservas y gestión
- Citas y disponibilidad.
- Clientes.
- Notificaciones.
Comunicación
- Correo electrónico.
- Mensajería.
- Notificaciones.
- Sistemas internos.
Servicios externos
- Proveedores.
- Plataformas SaaS.
- Herramientas en la nube.
- Cualquier servicio que ofrezca una API.
Señales de que tus sistemas deberían estar conectados
Si te suena alguna de estas situaciones, probablemente merezca la pena plantearse una integración:
- Se copian datos de una aplicación a otra.
- Se exportan e importan archivos Excel o CSV de forma habitual.
- La misma información es distinta en varios sistemas.
- Hay errores por duplicación de datos.
- Varios equipos introducen el mismo dato.
- Hay retrasos porque una persona debe trasladar información.
- Los informes se construyen juntando datos a mano.
- Un cambio debe repetirse en varias herramientas.
Antes de proponer una integración comprobamos:
- Si los sistemas ofrecen API u otra vía de intercambio.
- La calidad de los datos que van a viajar.
- Los permisos de acceso necesarios.
- Con qué frecuencia deben intercambiarse.
- Qué sistema es la referencia de cada dato.
Antes de sustituir una herramienta, quizá podamos conectarla
Una empresa puede estar satisfecha con su CRM, su ERP, su software de gestión o una aplicación propia de su sector, y aun así necesitar que se comunique con otros sistemas. En esos casos, reemplazarlo todo puede ser desproporcionado, arriesgado e innecesario.
Una integración permite conservar las herramientas que ya funcionan y que tu equipo conoce, y conectarlas entre sí. Conectar lo que ya tienes suele ser una vía más proporcionada que sustituir sistemas completos, y se puede empezar por un solo flujo y ampliar después.
Eso sí, no todo software se puede conectar. Si no dispone de API, de una exportación adecuada o de otro mecanismo de integración, puede que haya que estudiar otras alternativas, y te lo explicaremos con claridad.
¿Qué es una API y por qué importa?
Una API es una forma controlada de permitir que dos sistemas intercambien datos o ejecuten acciones, con unas reglas y unos permisos definidos. Es lo que permite, por ejemplo, que tu tienda online avise a tu sistema de gestión cuando entra un pedido. Muchas se basan en un estándar conocido como REST.
A través de una API, un sistema puede, entre otras cosas:
- Consultar información.
- Crear registros.
- Actualizar estados.
- Enviar pedidos.
- Recibir eventos.
Webhooks: avisar cuando ocurre algo
En lugar de preguntar continuamente si algo ha cambiado, un sistema puede avisar al otro en cuanto ocurre un evento. Es lo que se conoce como webhook.
- Un nuevo pedido.
- Un pago confirmado.
- Una reserva creada.
- Un estado actualizado.
¿Qué sistema tiene la información correcta?
Conectar dos sistemas no es solo mover datos. Antes hay que definir con claridad:
- Cuál es el sistema de referencia de cada dato (la «fuente de verdad»).
- Qué datos se sincronizan y cuáles no.
- En qué dirección viaja cada dato.
- Qué ocurre si dos sistemas tienen valores distintos.
- Qué pasa cuando una sincronización falla.
Sin estas decisiones, una integración puede acabar sobrescribiendo datos buenos con datos malos. Es la parte que distingue una integración bien planteada de simplemente enviar datos de un sitio a otro.
Una integración también debe saber qué hacer cuando algo falla
Los sistemas se caen, las conexiones se interrumpen y los datos llegan a veces incompletos. Por eso una integración necesita:
- Validaciones de los datos que recibe.
- Registros de lo que ha ocurrido.
- Reintentos, cuando procede.
- Alertas cuando algo no funciona.
- Trazabilidad de cada intercambio.
- Un tratamiento claro de los errores.
No prometemos integraciones sin fallos. Lo que buscamos es que, si algo falla, se pueda saber qué ha ocurrido y recuperarlo.
¿Integración, automatización o software a medida?
Son enfoques distintos que a menudo se combinan. Un mismo proyecto puede incluir los tres.
Integración
Hace que sistemas diferentes intercambien datos de forma controlada, sin que nadie los traslade a mano.
Automatización
Ejecuta pasos o tareas sin intervención manual, a partir de una condición o un evento.
Software a medida
Crea una solución específica cuando las herramientas existentes no cubren el proceso.
Ejemplos de integraciones empresariales
Son flujos ilustrativos, no casos de clientes:
Web a CRM
- Se recibe un formulario.
- Se crea o actualiza el contacto en el CRM.
- Se avisa al equipo.
Reservas a gestión interna
- Se crea una reserva.
- Se actualiza la ficha del cliente.
- Se envía una notificación.
- Se registra en el sistema interno.
ERP a plataforma externa
- Cambia un producto o su estado.
- Se sincroniza el cambio con la aplicación externa.
Software propio a proveedor
- La aplicación llama a la API del proveedor.
- Recibe la respuesta.
- Registra el resultado.
Cómo abordamos una integración
Empezamos por los datos y los sistemas, y no por el código.
- Identificar los sistemasQué herramientas intervienen y quién las usa.
- Entender qué dato debe viajarQué información, de dónde a dónde y para qué.
- Revisar las APIs disponiblesQué ofrece cada sistema para intercambiar datos.
- Definir origen y destinoQué sistema manda y cómo se resuelven las diferencias.
- Diseñar el flujoEventos, frecuencia, validaciones y errores.
- ImplementarConstruir la integración por partes.
- Probar casos normales y erroresTambién lo que pasa cuando algo falla.
- Añadir trazabilidadRegistros y alertas para saber qué ocurre.
- DesplegarPoner la integración en funcionamiento.
- Monitorizar y evolucionarCuando el caso lo requiere.
Seguridad y acceso a los datos
La seguridad forma parte del diseño de la integración, no se añade al final. Entre otras cosas, se cuida:
- La gestión de credenciales y claves de acceso.
- El uso de tokens con vigencia limitada.
- Los permisos mínimos necesarios para cada conexión.
- El cifrado de la información en tránsito.
- El almacenamiento de secretos fuera del código.
- El registro de actividad.
- El tratamiento cuidadoso de la información sensible.
No damos asesoramiento jurídico ni garantizamos el cumplimiento normativo por el solo hecho de usar una técnica concreta: se revisa en cada caso.
Tecnología según los sistemas que haya que conectar
La tecnología la marcan los sistemas que se conectan. Según el caso, podemos trabajar con:
- APIs REST y webhooks.
- Intercambio de datos en formato JSON, CSV u otros.
- Servicios en el servidor (backend).
- Bases de datos.
- Tareas programadas y colas de procesamiento, cuando procede.
- Servicios en la nube.
Integración de sistemas para empresas en Logroño y La Rioja
Trabajamos con empresas de Logroño y La Rioja, y podemos reunirnos en persona para entender cómo se usan tus herramientas. También desarrollamos integraciones para empresas de otras zonas de España de forma remota.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden conectar dos programas diferentes?
En muchos casos sí, sobre todo si al menos uno de ellos ofrece una API u otra vía de intercambio de datos. Lo comprobamos al principio, porque determina cómo se plantea la integración.
¿Qué pasa si un software no tiene API?
Hay alternativas que se estudian caso por caso, como la importación y exportación de archivos o el acceso a la base de datos cuando está permitido. No siempre existe una opción fiable, y si no la hay te lo diremos, en lugar de proponer algo frágil.
¿Es necesario sustituir el software actual?
Normalmente no. Si tus herramientas funcionan, lo habitual es conectarlas. Solo recomendamos sustituir una cuando no permite integrarse y eso impide resolver el problema.
¿Se pueden sincronizar los datos en ambas direcciones?
Sí, pero exige decidir qué sistema manda en cada dato y qué pasa si hay conflicto. Por eso, cuando es posible, preferimos que cada dato tenga un único sistema de referencia.
¿Qué ocurre si una integración falla?
Una integración bien diseñada registra lo que ocurre, avisa cuando hay un problema y permite reintentar o corregir lo que no se transmitió. No existen integraciones sin fallos, pero sí integraciones en las que los fallos se detectan y se pueden resolver.
¿Cuánto cuesta desarrollar una integración?
Depende del caso. Influyen el número de sistemas y de flujos, lo que ofrezcan sus APIs, la calidad de los datos, la autenticación, la frecuencia del intercambio, el tratamiento de errores, las pruebas y el mantenimiento. No damos cifras cerradas sin conocer el caso: tras analizarlo, preparamos una propuesta con alcance y presupuesto.
¿Tienes herramientas que no se comunican entre sí?
No necesitas sustituir todo tu software para mejorar un proceso. Cuéntanos qué aplicaciones utilizas y qué información necesitas mover entre ellas. Primero analizamos si pueden conectarse de forma fiable.